Mittlerweile leben wir in einer Gesellschaft mit unbegrenzten Möglichkeiten, in der wir in der Lage sind, uns durch ein breites Angebot die Faktoren auszuwählen und zusammenzustellen, die wir im Moment benötigen. Sei es beim Autokauf oder beim Kaffee. Für den Kaffee wählen wir zwischen den Bechergrößen S, M und L, laktosefreier Milch oder Soja – on top bei Bedarf Karamell oder Schokolade. Wir zahlen bewusst für dieses „Upgrade“ – je nach Geschmack.
Beim Autokauf handelt es sich meist um eine kostspielige Investition, weshalb eine Probefahrt immer Aufschluss darauf geben kann, was ich wirklich benötige und was nicht. Danach entscheide ich mich für Modell und Ausstattung und bekomme ein Gefühl dafür, wie viel ich bereit bin zu bezahlen, um Extras wie eine Sitzheizung zu integrieren.
Es muss nicht immer das Gesamtpaket sein – dies gilt auch für Open Source HR Software Systeme, die zukünftig als Baukastenprinzip maßgeschneidert für unterschiedliche Unternehmensgrößen genutzt werden sollten. Gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen müssen auch die benötigten HR Software Systeme flexibel und anpassungsfähig sein.
Außerhalb der EU gibt es bereits empfehlenswerte Programme, die es dem Nutzer ermöglichen, eine kostenlose Version zu testen und bei Bedarf Funktionen hinzuzufügen, die bei Unternehmenswachstum relevant werden. Die so genannten Freemium-Modelle, bei denen man die Basisversion kostenlos nutzt und bei Bedarf in der Premiumvariante einzelne Funktionen hinzukauft, ermöglichen auch kleineren Unternehmen eine ganzheitliche Übersicht in der Personalverwaltung.
Damit wird eine kostspielige und umfangreiche Integration einer HR Software umgegangen, die im Zweifel Funktionen zur Verfügung stellt, welche in kleineren Unternehmen weder relevant sind noch sinnvoll eingesetzt werden können. Dadurch hat jeder Personalverantwortliche die Möglichkeit, die Basisfunktionen zu nutzen und bei Bedarf das Spektrum zu erweitern.
Für den Anfang genügt es beispielsweise eine kostenfreie Lösung zu nutzen, die eine Übersicht über die einzelnen Teammitglieder zur Verfügung stellt inklusive Mitarbeiterdaten, Zeiterfassung sowie Abwesenheitsmanagement mit Urlaubs- oder Krankheitstagen.
Durch Wachstum des Unternehmens – sei es durch die Portfolioerweiterung, Umsatzsteigerung und damit Einstellung neuer Mitarbeiter, wird der Personaler feststellen, welche zusätzlichen Optionen relevant werden können. Ist er bis dato zufrieden mit der Basisversion, wird er bereit sein, für die weiteren Premiumfunktionen zu zahlen. Dann kann er Zusatzoptionen in Anspruch nehmen wie Rekrutierungsfunktionen, Aufgabenverwaltung oder Leistungsbeurteilungen.
An diesem Punkt zahlt sich das Freemium-Modell für beide Seiten – Kunde und Dienstleister/Anbieter – aus und generiert feste Bestandskunden. Die Bindung erfolgt lediglich durch den erfolgreichen und zufriedenstellenden Test der kostenfreien Basisversion.
Die Vorteile der Freemium Lösungen für kleinere und mittelständische Unternehmen liegen auf der Hand: In der Gründungsphase bieten sie eine unkomplizierte und risikofreie auf das wesentlich reduzierte Personalverwaltung eines im besten Fall wachsenden Business.
Im Bereich der Digitalisierung steht vor allem der Mittelstand vor größeren Herausforderungen. Hier bieten Freemium-Anbieter einen wundervollen seichten Start in die Welt der digitalen Tools. Vor allem für HR Mitarbeiter in kleineren Unternehmen, die sich sonst noch nicht so offen für dieses Thema gezeigt haben, sind große Eingangsinvestitionen eine Hürde. Hier böten Freemium Konzepte schnell Abhilfe.
Kostenlose Basisversionen animieren zum Test ohne dass der Kunde sich gebunden fühlt. Er hat die Freiheit, sich auszuprobieren, benötigt keine Programmierkenntnisse und kann eine überschaubare Mitarbeitergruppe simpel und effizient verwalten. Durch die Flexibilität der Systeme werden die Bedürfnisse der Unternehmen optimal abgedeckt, durch das Hinzubuchen von Funktionen können sukzessive die wachsenden Bedürfnisse in der Personalverwaltung angepasst werden.
Eine Übersicht zu einigen Freemium und Open Source HR Software Systemen bietet dieser Artikel. Zukünftig werden sicherlich neue Anbieter – auch für Deutschland – hinzukommen, welche auf Grundlage der DSGVO Ihr Angebot sorgfältig prüfen und datenschutzkonform anbieten müssen.
Das Credo muss sein: „Software that grows with your business.“ (Claim von Apptivo)
Der Weg, der von der Automobilindustrie eingeschlagen wird, ist nicht nur spannend, sondern aus unserer Sicht zu einem hohen Grad zukunftsweisend. Hier sollten sich die HR Software Anbieter ein Beispiel dran nehmen.
Die nächste HR TEC Night findet am 19.06.2018 in Stuttgart statt. Hier gibt es die Informationen dazu.